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§快速行动提高你的工作效率（第2页）

一个人能不能做到该进则进，该退则退，该坚持就坚持到底，该转变就及时调整，这是鉴定和衡量一个人随机应变能力和创新水平的重要尺度和关键因素之一。

当然了，并不是只要客观环境或者是自身条件发生了一些变化，我们就一定要进行调整。你在决定进行调整之前一定要进行一个全面而理性的分析，认真分析一下当你作出调整之后自己所要付出的代价，甚至是它可能给你带来的一些后果。通过这些分析，来判断一下调整是否划算，如果不划算的话，那么就不要轻率地作出调整的决定。

4。养成良好的工作习惯

一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。我们将介绍许多特殊的技巧，让你能更快、更顺利，而且较为轻松地实现你的目标。如果能将这些技巧运用到你与周围环境的关系之中，这与你得到成果和善用时间、精神与才智有着密不可分的关系。

当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力，即使你只引导你自己一人。

第一，清理所有文件并加以处理。

大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯台阶上——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事的能力。如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。

老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧，否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上如果都是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。

看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。

从现在起，每当你翻阅文件、寻找你所要的资料时，随手拿支签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。

不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算得一定不够。很快，你就会发现你所得到的记号必然会比你所想象的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次。然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。

第二，消除各种降低效率的因素。

试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。

这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他会忘了文件上所提到的工作或职责。

他们这么做也许并没错，可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块儿，才能记得他们呢？你是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？

这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子，你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这4个字上。假使你经常或普遍用它的话，这种方法会产生负面效果，就跟你积压的文件一样。

这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时，你根本毫无效率可言，而你正是这么做了。

最好的方式是保持桌面的整洁。首先，你将记得议程上最重要的事。在某些情况下，让你能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做，你绝对不会忘的。有些相当有用的记忆术，能让你记得这些事，而不致耽误你的进度。

用不了多久，你将养成每天制订计划的习惯。这些计划将取代那些文件，而不至于让你分心。

第三，综合性的归档方式。

大多数人都不知不觉地积压文件，可是一旦你这么做了，日积月累，最后你便无法控制。到那时你得花相当长一段时间，才能找到自己所要的资料。大多数人积压文件的借口不外乎两点。

1。现在没有地方可以摆这些文件；

2。我只是放在那里一会儿。

假设你不用这些借口的话，你就不会堆积文件。两种避免堆积文件的方法是：

1。有个地方——一个相应的地方——去放那些你想保留的东西；

2。立刻物归原处，除非你现在正在使用它。

综合性的归档方式在这儿说来是个妙方。它能提供你一个地方摆所有的文件，而且它使你有信心能在需要时立即就找到资料。把文件放在看不到的地方，是需要相当大的勇气的。

让我们试着去面对，一个散乱的归档方式就像个零乱的衣柜一样，你得把某些东西拿出来，才能找着所要的东西。而每当你打开衣柜时，便有一大堆的东西朝你扑来。如果目前的归档方式（假设你有的话）像个零乱的衣柜，那么在使用时，你常常会觉得自己像个呆子一般。难怪你会把文件堆放在身边。

一个有系统的归档方式，能让你有个整洁的工作环境，进而专注于某一件工作上。实际上它是个人专心致志和寻求效率所必需的利器。

5。专心做好自己手中的事

“专心”就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法，而且成功地将之付诸实际行动为止。

派翠克·波特的一位朋友发现自己患了一般人所说的“健忘症”。他变得心不在焉，记不住任何事情。现在，引用他的话，让你明白他是如何克服他的这项障碍的：“我已经50岁了。10年来，我一直在一家大工厂担任某个部门的经理。起初我的工作很轻松。接着，公司迅速扩大业务，使我增加了额外的责任。我那一部门的几位年轻人已经表现出不寻常的精力与能力——他们之中至少有一位企图取得我的职位。

“像我这种年龄的人大都希望过舒适的生活，而且，我在公司已服务过很长的一段岁月了，因此，我觉得我大可以轻轻松松地工作，安心地在公司待下去。但这种心理态度几乎使我失掉了我的职位。大约两年前，我开始注意到，我‘专心’工作的能力已经衰退了，我的工作变得令我心烦。我忘记处理信件，直到后来，桌上的信堆积如山，令我看了大吃一惊。各种报告也被我积压下来，使我的部属大感不便。我人虽然坐在办公桌前，但脑中却想着别处。

“其他的情形也都显示出，我的心思并没有放在工作上。我忘了参加公司一个重要的主管会议。我手下的职员发现我在估计货物时犯了一个很严重的错误，当然，他也设法让总经理知道了这件事。

“对于这种情形我真是惊讶万分。于是我请了一个星期的假，希望把这种情形好好想一想。我在一处偏远山区的度假别墅内严肃地反省了几天，使我深信自己是患了健忘症。我缺乏‘专心’工作的力量，我在办公室的肉体及心理活动变得散漫无目的。我做事漫不经心、懒懒散散、粗心大意，这完全是因为我的思想未放在工作上的缘故。我在满意地诊断出我的毛病之后，就寻求补救之道。我需要培养出一套全新的工作习惯，我决心要达到这个目标。

“我拿出纸笔，写下我一天的工作计划。首先，处理早上的信件，然后，填写表格、口授信件、召集部属开会、处理各项工作。每天下班之前，先把办公桌收拾干净，然后离开办公室。